- Details
- Written by Alexander
- Category: Productivity
- Hits: 2090
Gebruik je je email inbox als archief? Gebruik je je email inbox als takenlijst? Deze vragen zullen door veel mensen met ja beantwoord worden. En doe je hetzelfde met de post in de brievenbus, laat je dit daar liggen als archief of takenlijst? Deze vraag zal (hopelijk) door iedereen lacherig, met nee beantwoord worden.
Ondanks dat de email inbox eigenlijk hetzelfde is als de brievenbus, behandelen we ze dus verschillend. Eigenlijk is dat wel raar. Daarnaast toont onderzoek van McKinsey aan dat in ons beroep maar lieft 28% van onze tijd gaat zitten in het verwerken van e-mail.
Om weer grip te krijgen op je email en daarmee dus productiever te worden is er een simpele methode, Inbox Zero. Deze methode gebruikt de flow zoals die ook in Getting things done gebruikt wordt, maar dan puur gericht op je email. Voor elke emailtje in je inbox doorloop je het schema. Er zijn 2 belangrijke beslismomenten:
- Kan ik er NU iets mee? Als dit niet het geval is, dan gooi je het mailtje weg, je parkeert het als toekomstig idee of je archiveert het.
- Indien 1 met Ja beantwoord is: Wat ga ik er NU mee doen? Als je het binnen 2 minuten kan doen, doe het meteen. In alle andere gevallen komt het op de waiting-list (als een ander iets moet doen), op de agenda (als de email tijdsgebonden opgelost moet worden) of op de takenlijst (als de email wel snel opgelost moet worden, maar niet tijdgebonden is).
Ja, maar…
ik heb een mailbox met 10.000 emails…Nu klinkt al het bovenstaande natuurlijk leuk, maar als je een inbox hebt met 100, 1000 of zelfs 10000 mails erin dan ben je natuurlijk weken bezig met het zorgen dat je bijbent. Daarom is er het volgende simpele stappenplan:
Stap 0: Richt je mailbox in zodat het schema past (Het boek Elke dag je hoofd en inbox leeg helpt bij Outlook)
Stap 1: Stop alle emails van meer dan een of twee weken oud in het archief.
Stap 2: Verwerk de overgebleven mails volgens het schema
Stap 3: Is er niet, vanaf nu verwerk je alle nieuwe emails via het schema.
Stap 1 klinkt heel rigoreus, maar als er belangrijke zaken van meer dan 2 weken oud zijn, dan geldt dat het of toch niet zo belangrijk was, of dat de mensen die je nodig hebben vanzelf wel weer contact opnemen. En zeg nou zelf, in de mailbox van 10.000 vind je dat specifieke mailtje toch niet terug.
Tips & Tricks
- Beperk inkomende mail
– Schrijf je uit van onbelangrijke nieuwsbrieven
– Mail zelf niet. Emails hebben de neiging ‘terug te komen’ en vaak in veelvoud. Je zult merken dat het veel sneller kan zijn om even langs te lopen of te bellen. - Optimaliseer je mailclient
– Gebruik shortcuts om emails snel op de juiste plek te zetten
– Highlight bepaalde mails, zoals mails waarbij je op de CC staat, of automatische mails zoals bijvoorbeeld nieuwsbrieven
– Laat in plaats van het aantal ongelezen emails, het aantal mails in je inbox zien. Hierdoor confronteer je je elke keer met het aantal mails. - Beschouw email als post en niet als interrupt
– Zet email notificaties uit
– Check je mail 2x per dag. Als iemand echt op je zit te wachten dan belt hij wel. Als je in een meeting zit lees je je email ook niet.
- Details
- Written by Alexander
- Category: Productivity
- Hits: 1989
In the course of Self reflection I am currently following, we talked about organisation politics in last session. One of the discussions we had was on the relation between political awareness and acting out of different intents, shown in the schematic below:
What you want to be versus what you are
At some point we talked about in which quadrant we are as a person. Every person has a dominant quadrant, where he or she acts most of the time. We found out that it most of us had a preferred quadrant we would like to act in, but we shift to different quadrants in different circumstances. Most of the times those 'circumstances' are emotions we have. For example, people who are politically aware, may lose that completely when they get angry and shift from the wise to the naive quadrant. In my own experience, I have concluded that the stronger the emotions set in, the bigger the risk that one shifts to a more self centered and political unaware behavior.
How people see you
The above theory gets even more complex by another factor: Other people. When a person (let's call him Rick) wants to act 'Wise' to another person (Let's call her Alice) and Rick tries his best to do so, it will only have the desired effect, if Alice indeed experiences it as 'wise' behavior. If Alice experiences the behavior as self centered, it will be experienced as sly, and the effect can be counterproductive on the intentions that Rick had.
You can find out how your behavior influences others by:
- observing the reaction (either verbal or non-verbal) you get on your actions
- talk about how your behavior with the other person (if the relation allows it)
Conclusion
In conclusion, it is very good to:
1. think in which quadrant you want to act
2. learn what effective behavior is in the desired quadrant
3. always take into account that the way you act is experienced might differ greatly from what you try to achieve.